Las organizaciones sociales necesitan de herramientas de gestión y colaboración que potencien sus acciones y faciliten sus procesos para alcanzar el impacto que la transformación social requiere. El problema surge al momento de seleccionar la herramienta adecuada.

Con el apoyo de la Fundación Bill and Melinda Gates, el Instituto Foundation Center ha producido una investigación denominada “El aprovechamiento de las tecnologías de colaboración”. Un estudio de 170 herramientas tecnológicas organizadas en 16 categorías que pueden ser usadas por las organizaciones sociales para mejorar su trabajo especialmente en aspectos de gestión y colaboración.

No existen herramientas ni buenas ni malas, sino organizaciones con diferentes necesidades y objetivos. Por lo tanto, al momento de seleccionar una herramienta tecnológica para el apoyo a una tarea específica es necesario conocer la diversidad de opciones y luego evaluar ciertos aspectos clave para definir cuál es la adecuada. El informe define cuatro aspectos como preponderantes al momento de la evaluación:

• Facilidad de uso (usuario principiante, intermedio, experto)
• Licencia (Gratuita, paga, según condiciones)
• Tamaño de la organización (pequeñas, medianas, grandes)
• Adaptable a dispositivos móviles

Además la investigación propone las categorías generales que contienen las herramientas específicas. Estas categorías enmarcan el tipo de uso de cada herramienta en particular y  definen un abanico de opciones  definiendo los  cuatro aspectos para cada una.

Diagnóstico

Estas herramientas permiten hacer un diagnóstico, a través de encuestas, sobre la capacidad colaborativa actual de la organización. De esta forma permite mensurar el grado de apertura para la colaboración y así poder tomar decisiones, por ejemplo,  sobre la adopción de plataformas colaborativas. En este caso se recomienda la opción “IBM Collaboration Assessment Tool” que es gratuita y se adapta a organizaciones pequeñas y medianas.

Comunicaciones y Video conferencias

Estas herramientas cubren toda la gama de tecnologías de la comunicación en línea como por ejemplo chat, llamadas en conferencia, llamadas de video, video, seminarios, salas de reuniones virtuales y blogs. En los últimos años este tipo de herramientas ha dado un salto en cuanto a diversidad de opciones, calidad y fiabilidad. Se presentan múltiples herramientas de las cuales recomendamos el difundido  y gratuito “Skype” y como alternativa “Webex” o “Adobe Connect” que son pagos pero funcionan muy bien a la hora de conectar a múltiples personas con funcionalidades para compartir presentaciones, pizarras y grabar las conferencias entre otras.

Colaboración y Administración de contenidos

Estos recursos  combinan muchas herramientas básicas (uso compartido de archivos, uso compartido del calendario, perfiles de los miembros, las comunicaciones, los wikis, páginas webs). En la actualidad, y debido a la cantidad de opciones online existentes y por demás atrayentes en funcionalidad para realizar estas mismas tareas,  es difícil “obligar” a las personas a utilizar este tipo de sistema. La ventaja principal radica en la posibilidad de almacenar información con un grado alto de seguridad y además que se encuentre en una única plataforma y no dispersa por toda la red. En esta categoría “Grupal” es una opción muy buena y gratuita, de todas formas se recomienda realizar un diagnóstico sobre la capacidad colaborativa actual de la organización para el uso de este tipo de herramientas (ver diagnóstico).

Recolección de datos

Estas herramientas hacen que sea más fácil la tarea de recoger datos, solicitar retroalimentación, o hacer encuestas online a un grupo grande de personas. Existen tres opciones “Plaxo”, “Quora” y “Survey Monkey” de las cuales se recomienda la última.

Análisis de datos

Este grupo ayuda a la visualización de los datos previamente tabulados de forma que ayude a la toma de decisiones. Esta categoría de software también ha crecido mucho en los últimos años y el informe presenta cuatro opciones muy interesantes pero difícilmente aplicables. De todas formas para organizaciones pequeñas el re-manido MS Excel continúa siendo una alternativa válida.

Recaudación de fondos

Estas herramientas ayudan a los donantes a conectarse con los proyectos u organizaciones específicas que necesiten financiación.

Innovación

Son recursos  que dan  soporte a los procesos de generación de ideas en grupo (brainstorming) y a la innovación. Se presentan tres herramientas pero sin duda que existen muchas otras opciones como por ejemplo los mapas conceptuales “Mind Map”.

Administración de proyectos

Estas herramientas ayudan a gestionar proyectos de colaboración y mantener a los miembros de grupo informados acerca de los roles, tareas, responsabilidades,  plazos y avances. El informe presenta  diez herramientas de las cuales el “MS Project” es el más conocido y  el más completo. En esta categoría es complicado conseguir una herramienta gratuita que contenga todas las funcionalidad para gestionar un proyecto colaborativamente.

Redes Sociales

Se trata de  las actualmente multitudinarias herramientas que conectan a una persona con otros con los que tienen algo en común. Los temas de privacidad, seguridad y contenidos son  ítems que hay que sumar a la lista de factores a tener en cuenta al momento de optar.  En esta categoría se destacan los gigantes “Facebook y Google+”.

Queda claro en el informe presentado por Foundation Center que en la actualidad, el problema del menú tecnológico ya no pasa por pasar hambre frente a la escasez de recursos, sino por nutrirse adecuadamente ante la ilimitada oferta de variantes.